El Sistema de Compras

Resumen

Contratistas, Departamentos Utilizadores, el Contralor y la Oficina de Compras toman parte en el Sistema de Compras.  Este sistema se puede categorizar como centralizada o descentralizada.   La Comisión de Agua del Valle de Passaic tiene un sistema descentralizado y modificado que requiere un ” comprador ” con autoridad para comprar en nombre de la Comisión.  Dicha autorización se basa en una política formal y está limitada por los umbrales de licitación de 36.000 dólares/-. El sistema requiere que los departamentos utilizadores tomen un papel activo en la obtención de cotizaciones, la solicitación a los proveedores, etcétera- cuando sea necesario.

El siguiente es un resumen breve del Proceso de Compras:

Departamento Utilizador
Identifica las necesidades de bienes o servicios, revisa la hoja impresa del presupuesto mensual para verificar los balances presupuestarios. Notifica a la Oficina de Compras de la necesidad de un producto mediante una solicitud.

Departamento de Compras
Comunica con contratistas y obtiene precios o cotizaciones. Para pedidos en exceso de $3,750/-, recibe dos ofertas competitivas. Para pedidos (o una combinación de órdenes de naturaleza similar) en exceso de $36,000/-, se preparan anuncios formales de ofertas especificadas.

Contralor
Revisa la solicitud para correcciones aritméticas y verifica el balance presupuestario disponible. Si el Contralor certifica la disponibilidad de los fondos, la solicitud es aprobada y sometida al Departamento de Compras para ser distribuida. Esto inicia el gravamen en contra de la apropiación.

Departamento de Compras
Envía la orden de compra al proveedor que despues autoriza el envío de los bienes.

Contratista
Envía bienes al Departamento Utilizador.  Lee y firma la sección de certificación del solicitante en la orden de compra y lo somete al Contralor con la factura.

Departamento Utilizador
Al inspeccionar de manera satisfactoria los bienes o servicios que recibe, firma el “informe de recepción” en la copia de la factura que certifique la entrega del producto y adjunta la copia original de la factura y transmite el paquete al Contralor.

Contralor
Revisa el recibo y la factura para ver si necesita ajustes y procesa el pago después de recibir las autorizaciones correspondientes. Cotizaciones formales se presentan con la solicitud, y las mantiene el Departamento Utilizador.